Beides kann richtig sein. Die Antwort hängt an drei Zahlen: wie viele Belege anfallen, was Ihre eigene Stunde wert ist und ob Löhne dazukommen. Hier rechnen wir das durch – ohne Ihnen eine Antwort vorzugeben.
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Nicht die Softwaregebühr entscheidet, sondern Ihre Zeit. Zwei Stunden im Monat bei 60 € Stundensatz sind 120 € – mehr als die laufende Buchhaltung bei vielen Dienstleistern kostet.
Wenige Belege, ein Geschäftskonto, keine Mitarbeiter, Einnahmen-Überschuss-Rechnung: Diese Lage ist mit Software gut beherrschbar und spart echtes Geld.
Sobald Löhne, Schichtzuschläge, mehrere Konten oder Auslandsumsätze dazukommen, steigt nicht der Aufwand – es steigt das Fehlerrisiko. Und Fehler kosten mehr als jede Gebühr.
Rechnen Sie zuerst Ihre eigene Zeit. Für die laufende Belegerfassung eines kleinen Betriebs sind ein bis drei Stunden im Monat realistisch, wenn die Software eingerichtet ist und Sie geübt sind – am Anfang deutlich mehr. Multiplizieren Sie das mit dem Satz, den Sie im Kundengeschäft erzielen, nicht mit dem Mindestlohn: Die Stunde Buchhaltung ist eine Stunde, in der Sie nicht verkaufen. Legen Sie die Softwaregebühr dazu und Sie haben Ihre tatsächlichen Kosten der Eigenarbeit.
Dagegen steht die Abgabe. Bei uns sind das 59 € Grundgebühr im Monat plus 0,69 € je Buchung – bei 80 Buchungen im Monat also rund 114 €. Fällt die Rechnung zu Ihren Gunsten aus, buchen Sie selbst weiter. Fällt sie anders aus, haben Sie den Vergleich schriftlich.
Eine Grenze gibt es aber, die nicht in der Rechnung steht: die Lohnabrechnung. Melde- und Beitragsfristen laufen monatlich, Fehler bei Schichtzuschlägen oder Minijob-Grenzen fallen oft erst bei der Betriebsprüfung auf, und dann rückwirkend für mehrere Jahre. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Entgeltunterlagen zudem ausnahmslos elektronisch und maschinell auswertbar geführt werden. Das ist der Bereich, in dem Eigenarbeit am seltensten günstiger ist.
Wenn Sie abgeben möchten: Die laufende Buchhaltung und Lohnabrechnung übernimmt die Digitally Done EOOD als befugter Buchhalter nach § 6 Nr. 4 StBerG. Jahresabschluss, Steuererklärungen und steuerliche Beratung bleiben beim Steuerberater – das ist gesetzlich so vorgesehen und wird auch nicht anders dargestellt.
Nehmen wir einen Handwerksbetrieb mit zwei Mitarbeitern und etwa 80 Belegen im Monat. Für die Erfassung, Zuordnung und Kontenabstimmung sind zwei bis drei Stunden realistisch; die Lohnabrechnung für zwei Mitarbeiter samt Meldungen kommt mit etwa einer Stunde dazu, solange nichts Besonderes anfällt. Bei einem Stundensatz von 60 € im Kundengeschäft sind das 180 bis 240 € an Zeitwert, plus Softwaregebühr.
Die Abgabe derselben Arbeit kostet bei uns: 79 € Grundgebühr für beide Bereiche, 80 Buchungen zu 0,69 € also 55,20 €, und für die Lohnabrechnung 2 × 9 € – zusammen rund 152 € im Monat, netto im Reverse-Charge-Verfahren. Dazu einmalig die Einrichtung.
Der Betrieb spart in diesem Beispiel also nicht nur Geld, sondern vor allem drei bis vier Abende. Bei zehn Belegen im Monat und ohne Mitarbeiter sieht dieselbe Rechnung umgekehrt aus – dann ist Eigenarbeit klar günstiger, und wir sagen Ihnen das auch.
Was in keiner der beiden Spalten steht: der Aufwand für Einarbeitung und für das Nachhalten von Änderungen. Beitragssätze, Sachbezugswerte, Minijob-Grenzen und Pauschalen ändern sich jedes Jahr. Wer selbst bucht, muss das selbst verfolgen – das ist Teil der Rechnung, auch wenn es sich schwer in Stunden fassen lässt.
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